E-événement
Découvrez comment la CRCC a transformé sa journée annuelle de formation en un événement 100% digital
La Journée de formation annuelle de la CRCC de Paris se déroule habituellement en présentiel, mais face à cette période inédite, l’événement s’est déroulé cette année, en full digital avec la plateforme E-Event. Au programme, 3 plénières sur la matinée pour analyser les impacts de la COVID-19 sur l’économie et le monde du travail, ainsi que les nouvelles orientations stratégiques de l’institution. L’après-midi a regroupé 3 parcours d’ateliers pour la plupart desquels des attestations de participation ont été délivrées.
Cet événement a regroupé plus de 500 commissaires aux comptes connectés, 3 conférences, 14 ateliers, plus de 25 speakers, pour un total de 12h de live en cumulé.
Retour d’expérience avec CRCC
Sous quel format se déroule habituellement votre événement annuel CRCC ?
Nous organisons chaque année aux alentours du début juillet, une grande journée de formation sur un thème précis. Cet évènement est organisé en présentiel pour une durée de 7 h. Cette année, la crise de la COVID-19 nous a obligés à repenser notre organisation et à proposer un format en ligne.
Quelle problématique quant à son bon déroulement s’est posée à vous cette année ?
Nous avons transformé la contrainte en opportunité de présenter un programme plus riche et dynamique grâce au système de parcours d’ateliers sur trois thématiques différentes qui se jouaient en parallèle. Les participants avaient ainsi le choix de suivre en live les ateliers qui les intéressaient et le lendemain accéder à l’ensemble des contenus en replay.
Pour le bon déroulement de cette journée, il nous a fallu :
- Établir un déroulé technique complet et précis tenant compte de l’ambition du programme
- Créer un site internet dédié à l’événement via la plateforme E-Event informant les participants du programme détaillé, des consignes pour valider leurs heures de formation, mais aussi de certaines actions phares en lien avec l’évènement ;
- Faire appel, toujours via LiveE à plusieurs réalisateurs pour la bonne captation et retransmission des conférences et ateliers ;
- Organiser en amont des répétitions et des tests techniques avec l’ensemble des intervenants pour que tout se passe le mieux possible le jour-j.
D’un point de vue organisateurs et intervenants, quels étaient les objectifs fixés avec un événement 100% digital ? Quelles étaient donc vos attentes par rapport à la plateforme E-Event ?
En tant qu’organisateur, cette journée devait refléter tout le travail fourni ces derniers mois par notre équipe et nos partenaires pour produire de nouveaux outils et services pour les membres de notre compagnie. Aussi, le format 100% digital nous offrait la possibilité de présenter toutes ces nouveautés avec moins de contrainte de temps, d’espace et de coûts.
Côté organisateur, il était donc essentiel que la plateforme E-Event présente de manière claire et lisible le contenu riche de notre programme, permette une navigation simple et ergonomique, la visualisation des vidéos live ou replays en bonne qualité, ainsi qu’une interaction entre participantes et avec les intervenants.
Nous avions pour cela besoin de nous reposer sur une équipe technique solide et compétente tant sur la création du site que sur la réalisation audiovisuelle. Déléguer ces aspects très importants à Livee nous a donc beaucoup soulagés.
Côtés intervenants, il était important de les rassurer et de les accompagner pas à pas dans la préparation technique de leur intervention en amont et le jour J. Des tests de pré requis techniques ont pour cela été effectués avec les équipes de Livee ainsi que des séances de répétition.
Comment s’est déroulé l’expérience utilisateur le jour J pour vos participants ? Quels ont été les points de blocage et les points de réussite ?
Dans l’ensemble, la journée s’est très bien déroulée malgré les risques de « dérapage » sur les durées des ateliers et conférences. La préparation ayant été bien assurée, aucun décalage dans les enchainements ne s’est produit.
Le fait de recevoir les liens de connexion parfois en spams a provoqué des difficultés d’accès au site de l’évènement. Heureusement, nous (équipes de la CRCC et de LiveE) étions disponibles pour les aider.
En quoi cette plateforme virtuelle a-t-elle répondu à votre besoin initial ?
En passant par cette plateforme nous avions 3 besoins principaux :
- Disposer d’un site internet qui concentre le programme en détail, la gestion des inscriptions, le visionnage des vidéos (lives et replays), du contenu divers en lien avec l’évènement
- Être assistés de professionnels qui se chargent de la captation et de la retransmission des vidéos en direct
- Avoir accès à des statistiques de connexion précises par personne et par session pour délivrer des attestations de formation.
Ces besoins ont été comblés.
Quels sont les retours de votre événement en termes de KPI quantitatif et qualitatif ?
Plus de 500 commissaires aux comptes se sont connectés, ce qui est un très bon chiffre pour nous par rapport à notre événement initialement organisé en présentiel.
Nous avons soumis aux participants un questionnaire sur l’événement qui a recueilli un fort taux de satisfaction.
Les membres l’équipe de LiveE ont été très présents et réactifs avant, pendant et après l’événement. Merci encore à eux d’avoir contribué à sa réussite
