Comment simplifier l’inscription à vos évènements et fluidifier l’accueil grâce à l’émargement digital ?

Zoom sur l’inscription en ligne à vos évènements et sur la gestion des participants, deux pôles majeurs de votre conducteur à optimiser dès maintenant.

Vous avez l’habitude de gérer vos listes d’inscrits avec Excel, c’est long, c’est peu fiable, et surtout, ce n’est pas un outil de gestion évènementielle.

Le saviez-vous ? Simplifier l’inscription et fluidifier l’émargement lors de l’accueil à vos évènements, c’est possible.

Rien que pour vous, on partage 4 conseils hyper efficaces pour transformer votre gestion évènementielle + en bonus notre outil pensé et conçu pour transformer chaque event professionnel.

À vos notes !

Digitaliser votre process interne et le parcours client est indispensable pour optimiser votre gestion évènementielle, surtout pour maximiser la présence des invités.

Eh oui, à l’ère du digital, l’inscription en ligne est un outil à adopter pour tous vos évènements présentiels, hybrides ou virtuels.

C’est rapide, c’est simple, c’est fiable, c’est efficace, c’est ce dont vous avez besoin.

Et si le gain de temps est conséquent, notez que l’interactivité avec votre cible est bénéfique afin d’optimiser le nombre d’inscrits comme le taux de personnes réellement présentes.

Côté organisation, on doit se le dire, le suivi manuel sur un tableau Excel ce n’est franchement pas terrible, on est d’accord ? Entre le temps perdu et l’inefficacité de l’outil, il y a de quoi s’arracher les cheveux.

Vous avez compris, on oublie Excel, on mise sur une solution performante et pensée pour les chargés de com !

C’est le jour J ? Optez pour l’émargement digital et offrez une expérience fluide à votre cible, ils adorent (bien plus que la signature papier de votre feuille).

Digitaliser l’inscription et l’accueil, c’est aussi bénéficier d’une analyse des flux, un indispensable pour mesurer l’efficacité de votre event. Taux d’inscription, nombre de pax, no-show ou parcours visiteurs, vous profitez enfin d’un feedback précis et précieux.

Gérer vos évènements en ligne vous facilite la vie tout comme elle simplifie les choses pour les participants. Vous verrez, ils sont tous ravis d’avoir accès à toutes les infos sur un espace interactif, c’est plus sympa qu’un mail et son PDF.

Astuce LiveE : profitez du formulaire d’inscription digital pour compléter et mettre à jour votre fichier client.

Plus le formulaire d’inscription est simple, plus les invités s’inscrivent ! On préfère tous ce qui est facile, rapide et clair.

Vous avez quelques secondes pour donner envie de participer à votre évènement et convaincre de s’inscrire, allez à l’essentiel.

Programmation, plan d’accès, badges et autres infos pratiques sont accessibles depuis l’interface juste après l’inscription, ce n’est pas le moment de communiquer dessus.

Comment créer un formulaire d’inscription efficace ? Nom, prénom, information professionnelle, contact et le tour est joué !

Livee vous aide à alléger + individualiser le formulaire d’inscription avec la personnalisation des questions en fonction des réponses. Comment ça marche ? Simple efficace, il suffit de configurer l’apparition de sections selon le choix du répondant.

Retenez l’essentiel : vous devez convertir un lead en inscrit, tout ce dont vous avez besoin sont ses informations principales, le reste se passe dans la suite du parcours client.

L’étape de l’inscription en ligne est validée, mais rien n’est encore fait avant le jour de J, c’est à vous de jouer pour maximiser la participation et minimiser le no-show.

L’idée est de déployer un plan de communication auprès des inscrits afin de leur rappeler l’évènement à des moments stratégiques et de façon intelligente.

Utiliser des outils digitaux comme le SMS, le mail ou les réseaux sociaux pour diffuser du contenu autour de la programmation et pour relancer les invités fait ses preuves, essayez.

On vous le confirme, impliquer la cible et lui montrer de l’intérêt est excellent pour :

1. Donner envie d’être présent et de participer
2. Remémorer l’approche de l’évènement

Astuce LiveE : ajoutez des éléments attrayants et des exclusivités dans vos rappels comme des bonus ou cadeaux à gagner pour stimuler la participation effective.

Vous n’allez pas vous arrêter en si bon chemin ? L’inscription comme le back-up organisationnel en ligne, c’est bien, et c’est encore mieux avec la digitalisation de l’accueil des invités.

Misez sur le QR code personnalisé et offrez une expérience unique dès l’arrivée sur les lieux grâce à l’émargement digitalisé via une application de scan, ça fait toujours son petit effet !

Généré après l’inscription en ligne et sécurisé, le QR code devient aussi un badge à utiliser pour enregistrer sa présence et participer à un atelier ou une conférence.

Le badge avec LiveE ça donne quoi ? Le gros plus du badge QR code se trouve dans son aspect personnalisation ! Couleurs de votre entreprise, informations sur les participants, catégorisation des membres et autres champs s’adaptent à la cible comme à vos besoins.

Et si on l’utilise volontiers pour fluidifier l’accueil évènementiel, c’est aussi une solution efficace pour optimiser l’organisation du jour J (accès ateliers, spécificités participants, etc.)

On a pensé à vous avec une solution sur-mesure pour la gestion de vos participants ! Chargés de communication, vous allez enfin pouvoir gagner en temps et en efficacité.

De l’invitation à l’émargement en passant par l’inscription, découvrez comment mettre en place une gestion digitalisée via un outil tout en un.

Évènements présentiels, virtuels ou hybrides, la solution LiveE est pensée pour tous les formats et offre de nombreux atouts comme pouvoir :

• Intégrer votre logiciel métier
• Assister les invités via téléphone
• Organiser un évènement en marque blanche
• Envoyer un lien d’invitation pour l’inscription
• Lancer un site web ou webapp dédié à l’évènement
• Suivre + modifier les inscriptions et les informations des invités
• Communiquer avec les participants en amont de l’évènement
• Vérifier le parcours d’inscription du public le jour J en scan ou tracking web
• Collecter de précieuses statistiques pour mesurer les performances de l’event

C’est simple, c’est efficace et c’est pratique pour votre organisation comme pour l’expérience des invités, tout ce dont vous avez besoin pour transformer la façon de gérer tous vos formats évènementiels.

Bien plus qu’un simple service dédié à l’inscription et à l’émargement, nous avons pensé une solution à la carte afin de répondre aux besoins spécifiques de votre métier.

Pssst, on vous montre ce que ça donne dans le cas d’étude de notre client Auréa, venez voir.

On résume notre intervention avec ce petit récap :

• Objectif client = attirer un maximum de participants à son évènement hybride dédié au lancement de sa nouvelle offre.
• Mission LiveE = fluidifier les inscriptions via notre accompagnement.
• Action LiveE = diffusion du formulaire d’inscription sur une plateforme personnalisée via formulaire simple + rappel évènement + analyse de la data.
• Résultats client : 400 participants et un lancement d’offre à succès via un event hybride.

Envie d’obtenir les mêmes résultats ? La prochaine entreprise à maximiser les inscriptions de son event à succès peut être la vôtre.

Suivez nos conseils, adoptez le plan d’action pour attirer du public à son évènement et bénéficiez de notre accompagnement !