Colloque en ligne :
comment organiser son événement sur internet ?

Le colloque est un rassemblement annuel de membres du secteur académique, d’une même entreprise ou d’une même branche d’activité professionnelle. Des spécialistes et des chercheurs triés sur le volet sont convoqués pour discuter et confronter leurs opinions sur un thème spécifique. En général, les thèmes abordés sont du domaine scientifique (médecine ou biologie).

Lors des colloques, les formats d’intervention sont habituellement des tables rondes et des débats sur des sujets très précis, contrairement aux congrès qui sont davantage généralistes. Par exemple, l’INRAE (Institut national de la recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement) organise un colloque annuel pour réunir les spécialistes mondiaux de la biologie des arbres fruitiers.

Vous pensiez qu’un colloque ne pouvait se faire qu’en présentiel ? Pourtant, les colloques virtuels sont possibles et de plus en plus répandus ! Quelques avantages pour vous aider à sauter le pas :

• Inviter des spécialistes ou des chercheurs qui n’auraient pas pu faire le déplacement
• Maintenir votre colloque lorsque l’événement présentiel devient impossible pour des raisons sanitaires
• Économiser en diminuant les frais liés à l’organisation d’un colloque présentiel et en évitant des frais de déplacement
• Simplifier la logistique de l’événement grâce au 100% virtuel
• Élargir l’audience de votre colloque et maximiser sa visibilité
• Favoriser les interactions et les questions du public
• Disposer d’un replay pour prolonger l’événement
• Suivre efficacement le nombre d’inscriptions et le taux de participation

La préparation en amont

Même si votre colloque est virtuel, des efforts sont à fournir pour le préparer et vous assurer que tout se déroulera à la perfection le jour J. Étape n°1 : valider les prérequis techniques. L’équipe LiveE effectue pour vous un audit technique et réseau pour vous proposer la solution la plus adaptée à votre événement.
Ensuite, il est temps de co-construire le colloque de vos rêves. Format, fonctionnalités, personnalisation, application événementielle… Nous échangeons ensemble pour définir vos besoins et y répondre de la meilleure façon, grâce à notre solution sur-mesure. Selon le dimensionnement de votre colloque, la préparation peut être plus ou moins longue.

Pour vous familiariser avec l’outil, l’équipe LiveE vous propose des démonstrations à distance, des tutoriels et des formations. Un media-training est également possible pour les intervenants.

La diffusion live le jour J

Ça y est, votre colloque en ligne démarre. Le matériel est prêt : studio, caméras, micros, connexion internet… Vos invités se connectent et prennent part à l’événement. Le format live favorise les interactions, et la plateforme de diffusion de LiveE propose un grand nombre de fonctionnalités interactives pour dynamiser le colloque. Questions/réponses, tchat modéré, nuage de mots, sondages, quizz, partage de contenus… Invitez les spectateurs à participer !

Pendant la diffusion live, les équipes LiveE sont à vos côtés, physiquement ou virtuellement. Nous veillons à ce que votre colloque se déroule sans accroc et réponde entièrement à vos souhaits.

Les replays pour prolonger l’événement

L’avantage du colloque virtuel, c’est que vous disposez dès la fin des conférences des enregistrements pour diffuser un replay. Le replay est parfait pour les inscrits qui n’ont pas pu se rendre disponible le jour J ou pour communiquer en aval sur votre site web ou sur vos réseaux sociaux. Vous maximisez ainsi la portée de votre colloque, sans efforts supplémentaires !

Avec la solution LiveE, vous obtenez même un replay chapitré, pour que les spectateurs puissent visionner directement les tables rondes ou les débats qui les intéressent.