Congrès en ligne :
les enjeux pour organiser son événement sur internet
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ou d’affiner votre projet ?
Les particularités de la digitalisation d’un congrès
Le congrès est un événement généraliste qui réunit des personnes pour débattre d’une question ou pour présenter des travaux de recherche. Les congrès scientifiques permettent aux chercheurs d’exposer leurs travaux ou aux firmes de présenter leurs nouveaux produits. Les congrès professionnels sont plus variés : économie, sciences sociales, technologie, industrie… Les congressistes partagent leurs connaissances et leurs opinions sur des questions liées à leur secteur d’activité.
Bien souvent, les congrès se composent de plusieurs conférences, tables rondes ou débats sur une journée. Ce sont des interventions descendantes, où les intervenants présentent leurs travaux, leurs produits ou partagent leurs expériences. De par sa nature plus généraliste, le congrès accueille généralement un public plus important que le colloque.
Les avantages du congrès en ligne
Bien que les congrès se soient longtemps déroulés en présentiel, ils sont fortement appréciés en format virtuel, pour des questions d’organisation et de logistique. Voici les principaux avantages du congrès virtuel pour vous aider à sauter le pas :
- Inviter des congressistes nationaux ou internationaux qui n’auraient pas pu faire le déplacement
- Maintenir votre congrès si l’événement présentiel devient impossible pour des raisons sanitaires
- Économiser grâce à la diminution des frais liés à l’organisation d’un congrès présentiel et éviter les frais de déplacement
- Simplifier la logistique du congrès grâce au 100% virtuel
- Élargir l’audience de votre événement et maximiser sa visibilité
- Favoriser les interactions et les questions de l’audience
- Disposer d’un replay pour prolonger l’événement
- Suivre efficacement le nombre d’inscriptions et le taux de participation.
Comment créer son congrès virtuel ?
La préparation en amont
Un congrès, même virtuel, nécessite une véritable préparation pour assurer son bon déroulement le jour J. En premier lieu, il est nécessaire de valider les prérequis techniques pour vérifier que votre événement en ligne pourra se tenir. Nos équipes réalisent un audit technique pour vous proposer la solution la plus adaptée à vos possibilités.
Ensuite, nous co-créons le congrès dont vous rêvez. Format, fonctionnalités, personnalisation, application événementielle… Nous échangeons ensemble pour définir vos souhaits et y répondre au mieux, grâce à notre solution 100% personnalisable.
L’équipe LiveE vous propose des démonstrations à distance, des tutoriels et des formations pour mieux appréhender l’outil avant le congrès virtuel. Un media-training est envisageable pour les congressistes.
La diffusion live le Jour J
Caméra : check, micros : check, connexion internet : check… Votre congrès en ligne peut commencer ! Les participants se connectent et prennent part à l’événement virtuel. Le format live favorise les interactions et la plateforme de diffusion de LiveE propose un grand nombre de fonctionnalités interactives pour dynamiser votre congrès. Questions/réponses, tchat modéré, nuage de mots, sondages, quizz, partage de contenus… Invitez les spectateurs à participer !
Pendant la diffusion live, les équipes LiveE sont à vos côtés, physiquement ou virtuellement. Nous veillons à ce que votre congrès se déroule sans accroc tout au long de la journée.
Les replays pour prolonger l’événement
Grâce à la digitalisation de votre congrès, vous disposez de tous les enregistrements dès la fin des conférences pour en faire un replay. Le replay est idéal pour les inscrits qui n’ont pas pu se rendre disponible le jour J ou pour communiquer sur votre site web ou sur vos réseaux sociaux. Ainsi, vous maximisez facilement la portée de votre congrès !
Avec la solution LiveE, vous obtenez même un replay chapitré, pour que les spectateurs puissent visionner simplement les conférences ou les débats qui les intéressent le plus.