Inscription en ligne et gestion des participants

Invitations, inscriptions, check-in, badges et analyse des flux

Pourquoi l’inscription en ligne va vous faciliter la vie ?

Gérer des inscriptions en ligne, c’est simple comme bonjour grâce à LiveE ! Vous en avez assez de votre liste d’invités sur Excel, avec un émargement qui dure des heures ? Mettez en place l’inscription en ligne pour votre événement et digitalisez l’accueil de vos invités grâce aux badges dématérialisés.

Un simple formulaire personnalisé est envoyé à vos invités, et ils pourront s’inscrire en quelques clics depuis votre site ou l’application mobile dédiée à votre événement. Invitez et relancez aisément vos invités par SMS ou e-mail. Le jour J, scannez le QR Code de vos invités pour accélérer l’émargement et suivre leur parcours. L’inscription à un événement en ligne n’a jamais été aussi facile !

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Comprendre ce que l’inscription en ligne va vous apporter

Les bénéfices de la gestion des inscriptions et des inscrits via plateforme

Facilitez la gestion de vos participants

Un formulaire personnalisé permet aux participants de s’inscrire depuis votre site ou la webapp LiveE dédiée pour l’événement. Vous gérez vos visiteurs depuis un simple accès web sécurisé : inscriptions, ajout et mise à jour d’informations (hôtels, transport, programme…).

Maximisez la participation et minimisez l’absentéisme

Importez votre propre liste et communiquez efficacement : invitez ou relancez vos invités par email ou par SMS, selon vos besoins. Proposez de l’interactivité en parallèle pour impliquer tout le monde !

livee scan

Gérez l’accès à l’événement via un QR code

Scannez le QR code personnalisé de vos invités lorsqu’ils se présentent sur site pour fluidifier l’émargement. Puis, monitorez leur présence tout au long de leur parcours (entrée, ateliers, conférences…). Un PC ou une tablette équipés d’un simple navigateur web suffit.

Pourquoi faire confiance à LiveE pour organiser votre événement en ligne ?

  • Parce que nous réunissons des ingénieurs informatiques et chefs de projets événementiels pour vous apporter une expertise à la fois technique et créative.

  • Parce que nous démarrons toujours par un rétroplanning précis, incluant les grands jalons thématiques, afin de vous permettre de parfaitement vous organiser.

  • Parce que notre expérience nous permet de vous fournir un devis précis et sans frais surprise ou cachés.

  • Parce que nos équipes, à distance et sur site pendant votre événement, sont en capacité de gérer tout aléa et disposent toujours de matériel de back-up.

  • Parce que LiveE cumule 15 années d’expériences et plus de 1000 clients satisfaits.

Les 5 étapes de l’événement interactif

1

Vous invitez les participants ou ils s’inscrivent sur une page dédiée

2

Vous suivez les inscriptions, mettez à jour les informations des participants

3

Vous communiquez, relancez les participants

4

Le jour J, vous vérifiez la présence de vos invités, leur parcours

5

Vous collectez les informations statistiques

Besoin de discuter de votre projet ou d’un projet sur-mesure ? Nous vous rappelons dans les 24h !

Les fonctionnalités de personnalisation pour gérer vos participants

Configuration du type d’accès

Formulaire d'inscription personnalisé

Créez un formulaire d’inscription personnalisable selon vos objectifs et données à collecter. Vous pouvez suivre les inscriptions en temps réel depuis votre back office.

Invitation et relances

Vous avez la possibilité de définir préalablement le type d’accès de votre événement. Depuis votre back office, limitez l’accès à un public ciblé par une invitation par mail et//ou par SMS.

Badge physique et numérique

Générez un badge physique et/ou dématérialisé personnalisable aux couleurs de votre événement. Le badge est disponible sur la webapp et au format PDF.

Gestion des participants

Relances

Bénéficiez d’une communication de votre événement avec des relances par email et/ou par SMS. Vous maximisez ainsi la présence de vos inscrits et proposez de l’interactivité pour impliquer tout le monde !

Suivi des inscriptions

En direct, suivez les inscriptions depuis votre back office dédié. Les informations collectées y sont regroupées.

Contrôle des invitations

Gardez le contrôle sur le flux de vos participants avec la modération du public et la gestion d’informations. Vous avez la possibilité d’ajouter, supprimer des invités et modifier les informations les concernant.

Digitalisation de l’accueil

LiveE Scan

Fluidifiez le check-in avec LiveEScan, disponible sur Apple Store et Play Store depuis votre smartphone et/ou tablette. Cette application scanne le QR code personnalisé de vos invités lorsqu’ils se présentent sur site.

Baromètre de présence

Tout au long de leur parcours, monitorez la présence de vos participants.

Un avantage à la fois pour les organisateurs et les participants

Maximiser l’expérience pour les participants

Offrez à votre public une expérience simple et agréable avec une gestion des invitations et des inscriptions remarquable. Vos participants profiteront :

  • d’une interface centralisée où retrouver l’ensemble des informations pour l’événement (badge, plan d’accès, programme, plan interactif, infos pratiques),
  • d’une application aux couleurs de l’événement avec des fonctionnalités permettant de participer en direct pendant les conférences (questions, quiz, sondages, votes, nuages de mots…),
  • d’un dispositif ludique et interactif qui rend le participant acteur de l’événement (photowall, social app…).

Faciliter la gestion de l’événement pour les organisateurs

Pour les organisateurs aussi, la gestion des inscriptions via un site dédié ou la web app LiveE apporte de multiples bénéfices :

  • fluidifiez l’accès lors de vos événements physiques grâce à l’émargement accéléré des badges dématérialisés (QR Code),
  • facilitez les inscriptions et le suivi des participants, grâce à un formulaire personnalisé disponible sur votre site ou la webapp. Gérez les visiteurs depuis un accès web sécurisé,
  • maximisez la participation à votre événement en important votre propre liste d’invités et en communiquant avec eux. Invitez et relancez vos invités par e-mail ou par SMS.

Besoin de discuter de votre projet ou d’un projet sur-mesure ? Nous vous rappelons dans les 24 h !

Les questions fréquentes sur l’inscription à un événement en ligne

Validation immédiate des plannings et délais

15 ans d’expérience et 1000+ clients satisfaits

Devis précis et sans frais cachés

Pour quel type d’événement utiliser la gestion des inscriptions en ligne ?

La gestion d’inscriptions en ligne est adaptable pour tous types d’événements. Vous pouvez la mettre en place pour des événements physiques (séminaires, colloques, congrès, salons), pour des événements en ligne (webinar, webcast) ou pour des événements hybrides. La gestion des invitations et des inscriptions se fait sur la plateforme LiveE ou l’application mobile dédiée à l’événement.

La gestion des inscriptions fait partie d’une interface plus complète, intégrée à votre site web et disponible sur une webapp ou sur un site dédié à votre événement. Le public accède à une interface 100% personnalisée selon votre charte graphique et avec les modules de votre choix.

Quelques exemples de fonctionnalités : personnalisation des e-mails et des formulaires, badges, marque blanche, site ou app dédiée, paiement en ligne, intégration avec vos logiciels métiers, statistiques, etc.

L’inscription en ligne vous permet de récupérer de nombreuses statistiques : nombre d’inscrits à l’événement, participants présents, no shows,…

EventBrite, Weezevent ou YurPlan sont des solutions d’inscription et de paiement en ligne pour des événements. Cependant, ils ne permettent pas un contrôle total de la chaîne.

LiveE vous donne la possibilité de gérer l’inscription et l’émargement en présentiel et via une application événementielle sur-mesure qui délivre des QR Code pour le check-in à l’entrée de l’événement.

La gestion des inscriptions est seulement une partie de ce que nous proposons dans notre application événementielle et au sein de nos prestations. Discutons-en !

Nos autres solutions pour vos événements 100% présentiel

Conférence interactive & Questions par SMS

Faites participer un public internaute comme s’il était dans votre salle.

Vote & Quiz par SMS et Web

Faites participer un public internaute comme s’il était dans votre salle.

Nuage de mots

Faites participer un public internaute comme s’il était dans votre salle.

Tweetwall

Faites participer un public internaute comme s’il était dans votre salle.

Social Wall / Social App

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Reveal

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Application événementielle

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Networking

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