Lexique de l’événementiel : Parlez comme un pro !

L’événementiel est un monde à part entière. Il y a des acteurs, des organisateurs, des process mais surtout un langage. Posons le décor :

Vous voilà en réunion entouré de l’ensemble des membres de l’équipe organisatrice de l’événement. La réunion bat son plein et voilà que des mots comme “pax”, “symposium” ou encore “conducteur” apparaissent dans la discussion… Le stress commence à monter et vous craignez d’avoir à demander le sens de tel ou tel terme de peur de paraître idiot. Ne vous inquiétez-pas, vous n’êtes ni le premier, ni le dernier. L’organisation d’un événement mobilise des compétences et des individus très divers en fonction des besoins, vous n’avez pas à avoir honte de ne pas tout connaitre.

Cependant, nous pouvons vous armer pour converser avec ces spécialistes de l’événementiel.  

A travers cet article vous allez trouver un lexique des termes les plus récurrents dans l’organisation d’événements corporate, qu’ils soient audiovisuels ou non . Ce lexique n’est pas exhaustif n’hésitez donc pas à laisser un commentaire ou nous contacter si vous avez une question sur le sujet :

Les formats d’événements

Road show : c’est une technique de communication permettant de communiquer des informations ou promouvoir un produit lors d’événements itinérants.  ( Exemple : organisation d’un roadshow de 60 conférences à travers la France).

Conférence : c’est un événement physique où des intervenants spécialisés dans un domaine vont chercher à communiquer et/ou à transmettre des connaissances sur leurs sujets auprès d’un auditoire.

Convention : c’est le format le plus courant dans un contexte interne à une entreprise. Le but de la convention est de réunir l’ensemble ou une partie de la société pour globaliser une communication interne.

Kick Off :  Ce terme peut désigner deux choses :

  • Soit une opération de lancement (produit, communication, branding,…)
  • soit une réunion de démarrage d’un projet que nous appelons aussi “kick-off meeting’

Dans les deux cas, le but de ce format est de poser la première pierre de la suite des opérations sur un sujet précis.

Séminaire : c’est un format permettant de regrouper les collaborateurs lors d’un séjour permettant de coupler moment de travail et activités récréatives. Le but de ce type d’événement est de former, optimiser la communication interne mais aussi fédérer les collaborateurs autour d’un projet global d’entreprise.

Colloque : il désigne une assemblée de spécialistes se regroupant pour présenter et confronter leurs idées au cours de différentes allocutions et/ou débats

Symposium : c’est un type d’événement très proche du colloque, mais tournant autour d’une discipline  (le plus souvent c’est une thématique scientifique).

Le langage des organisateurs

Catering :  ce terme correspond à la restauration alimentaire des équipes organisatrices d’un événement (production, organisation, technique, logistique…)

Conducteur : Document de référence décrivant avec précision l’ensemble du déroulé d’un événement. Ce document permet d’avoir une vision très précise sur l’ensemble des actions, interventions, installation, allocution… avant , pendant et après l’événement et ceci à travers un timing très précis.

Roadbook : C’est la fiche de référence qui permet de regrouper les missions des différents intervenants mais aussi les informations importantes pour assurer le bon déroulement de ce dernier (contact, accessibilité, déroulé de l’événement, etc…).

Filage : c’est une répétition grandeur nature d’un événement. Le filage doit se dérouler dans le lieu et avec les intervenants du jour J. Le but du filage est de vérifier le bon enchaînement et déroulé des différentes allocutions (temps, lisibilité, calage technique vidéo, lumière et son…). Un filage est très important pour assurer la coordination des différents intervenants et un déroulé sans accrocs.

Nombre de pax : Ceci correspond au nombre de participants à votre événement. Ceci est un terme très courant dans le monde de l’événementiel. (quoi ? vous vous attendiez à une réponse super compliquée ?)

Le langage de l’audiovisuel

Captation vidéo : tournage d’un événement, pour lequel les images obtenues sont traitées directement (streaming live) ou a posteriori (montage, replay).

Duplex : technique de streaming vidéo permettant de relier sur le même point d’accès vidéo 2 transmissions distinctes.

Post-production : traitement a posteriori des images et du son captés lors d’un événement. Cela concerne aussi bien le montage d’une ou plusieurs séquences, qu’un encodage de la vidéo au format web.

Régie : une régie peut désigner :

  • le local dans lequel les divers techniciens orchestrent un événement,
  • l’ensemble des techniciens eux-mêmes,
  • l’ensemble du matériel, mobile ou non, qui permet au réalisateur de récupérer et gérer les sources audio/ vidéo des caméras et micro.

Streaming (live) : diffusion en direct sur Internet, à partir d’une plateforme ou d’outils de streaming, de la captation vidéo d’un événement.

Bon… normalement avec ces quelques définitions vous devriez avoir un certain nombre de billes pour parler comme un véritable pro de l’événementiel et peut-être même clôturer une réunion en beauté avec vos nouvelles connaissances 😉