Événement hybride : comment bien se préparer ?

L’année 2020 à vu exploser une nouvelle typologie d’événements : les événements hybrides. Ce type d’événement permet de réunir l’ensemble de votre audience aussi bien en présentiel, qu’en distanciel et ainsi offrir une expérience commune aux deux publics. Cette nouvelle typologie est née d’un besoin de réinventer le concept classique de l’événement et ouvrir les portes à un public toujours plus large pour les organisateurs.

L’organisation d’un événement hybride nécessite  une préparation et une organisation nouvelle pour assurer une opération réussie.

événement hybride

Un événement hybride : qu’est-ce que c’est ?

Un événement hybride est un événement à la fois virtuel et physique qui permet à vos participants de bénéficier du même contenu et du même degré d’interaction, qu’ils soient présents dans la salle via son smartphone,  ou à distance depuis son ordinateur.

Malgré ses nombreux avantages (coûts, impact écologique…), l’événement hybride demande une bonne organisation pour faire de ce moment une vraie réussite.

Voici nos conseils pour bien préparer son événement hybride 🙂

Définir ses objectifs

Comme pour tout événement, vous allez devoir définir des objectifs pour bien calibrer le format de votre projet hybride.

  • Quelle est votre cible ?
  • Par quel moyen allez-vous communiquer sur votre événement ?
  • Quel message souhaitez-vous transmettre ?
  • Quel sera le format le plus approprié ?
  • Comment gérer le suivi des inscriptions ?
  • Comment savoir qui sera présent physiquement ou à distance ?
  • Qu’attendez-vous de votre public ?
  • Qu’est-ce que votre public doit retenir une fois votre événement terminé ?

Tant de questions qui vont vous permettre de mieux cerner votre futur public et ainsi répondre aux mieux à leurs attentes.

Garder le rythme

Votre second objectif sera de capter l’attention de votre auditoire tout au long de votre journée !

Conserver l’attention du public en présentiel est déjà compliqué, alors sur un format digital ou un événement hybride, c’est d’autant plus de travail. Il faut donc préparer le programme de la journée en définissant un conducteur le plus rythmé possible (thématiques, ordre des interventions, enchainement entre les séquences, contenus proposés…).

Le contenu doit être esthétique, mais aussi dynamique afin de garder votre public attentif (vidéos, jingle, PowerPoint …).

Vous voulez un exemple ? Regardez la vidéo ci-dessous :

Impliquer vos participants lors de votre événement hybride

On le sait, votre public à distance aura tendance à décrocher beaucoup plus facilement que votre public sur site. Il sera peut-être tenté de lire ses mails ou de se perdre sur les réseaux sociaux, c’est pourquoi il est essentiel de pouvoir l’impliquer à travers des outils interactifs.

Tchat, votes, quizz, nuages de mot, mais aussi networking… N’hésitez pas à intégrer différentes interactivités dans votre programme afin que votre public puisse participer et contribuer comme s’il était sur site.

Ne pas négliger les outils techniques

Ce n’est pas parce qu’une partie de votre audience sera à distance que l’organisation sera plus facile.  Pour donner de la crédibilité à votre événement, la technique doit être parfaite !

Pour un événement hybride il faut distinguer deux grands éléments :

Le lieu tournage qui correspond à votre plateau télé : il faut penser à la scénographie, mais aussi à la captation et tous les éléments se rapportant à la réalisation

  • Diffusion de médias (vidéos, powerpoint, illustrations, jingles, titrages…)
  • Gestion des duplex (sur un autre plateau mais aussi à distance Teams, Zoom)
  • Gestion de la traduction
  • Gestion de l’interactivité : questions ou réactions en direct, modération en direct…
  • Fonctions interactives spécifiques : vote, quizz, gaming…

Mais qui dit événement hybride dit public à distance, il y a donc des points d’attention à identifier :

Votre participant sera seul avec son écran : la plateforme sur laquelle il naviguera doit donc être la plus ergonomique et la plus fluide possible pour maximiser son expérience utilisateur.

Votre événement doit aussi être accessible depuis plusieurs pays et sur différents devices: l’accessibilité, l’ergonomie et la dimension interactive sont des éléments clés pour conserver l’attention de vos spectateurs à distances.

Un exemple pour vous aider à vous projeter  ?

Découvrez comment l’IGN a réussi à transposer leurs portes ouvertes physiques en version 100% digitale

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Et après votre événement hybride ?

La partie post-event n’est pas à négliger ! L’événement hybride dispose de plusieurs avantages :

  • La data : résultats du questionnaire de satisfaction, statistiques d’audience, retours utilisateurs et bien encore… sont autant données vous permettant d’identifier les sujets porteurs et ainsi planifier vos futures action commerciale et marketing.
  • La production de contenus : que ce soit à distance ou en présentiel, capitalisez sur l’ensemble des interactions en direct (questions en direct, résultat de vote, nuage de mots collaboratifs…), mais aussi sur les replays de vos différentes interventions. Profitez de ce contenu et intégrez-le dans votre stratégie et vos futures actions.
  • La viralisation : Même après la fermeture des portes, continuez de communiquer à travers votre plateforme dédiée. Assurez la promotion de vos replays, mettez à disposition des documents téléchargeables ou bien encore proposez un questionnaire thématique pour améliorer la prochaine édition.

Comment organiser mon événement hybride en ligne ?

Spécialiste de la digitalisation événementielle depuis plus de 20 ans, LiveE accompagne les entreprises et les collectivités à digitaliser leurs événements, avec une plateforme utilisée par plus de 500 entreprises (TF1, SNCF, Mars, L’Oréal, …), un accompagnement et du conseil pour réaliser l’événement à la hauteur de vos espérances.

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