Comment maximiser la présence à vos évènements et diminuer le taux de no-show ?

5 minutes

Mis à jour le 1 mars 2024

“Mon taux de no-show n’est pas satisfaisant, comment faire ?”, “Je veux maximiser la présence à mes évènements”, “Encore des absences non prévues sur mon dernier event, j’en ai marre”, vous aussi vous répétez ces phrases ?

On vous entend, on vous voit, on sait à quel point ce désagrément est frustrant pour vous comme pour l’entreprise. C’est pourquoi on partage avec vous quelques astuces pour l’éviter.

Choix de la date, format évènementiel hybride ou encore engagement de la cible, des solutions existent pour maximiser votre nombre de pax.

Dans cet article, on vous propose des actions concrètes à mettre en place pour répondre à cette problématique trop souvent rencontrée par les chargés de communication, c’est à vous de jouer !

Bien choisir la date et l’heure pour convertir un invité en participant

Assurer un maximum de pax lors de votre évènement commence par le bon choix de la date et de l’heure !

Ok, mais on fait comment pour déterminer le bon moment ? On étudie sa cible, on écoute ses besoins, on cerne ses blocages et potentiels freins.

L’audience est votre priorité, vous devez donc penser à elle en premier lieu.

Pour ce faire, dressez une liste de questions afin de trouver les moments propices pour favoriser l’inscription et surtout la présence des inscrits.

Concrètement, vous pouvez répondre à des interrogations comme :

  • Est-ce que mon public est composé de professionnels ou de particuliers ?
  • Est-ce que le lieu de mon évènement est accessible rapidement ?
  • Quelle météo potentielle si mon event se déroule en extérieur ?
  • Quel format d’évènement ? Présentiel, hybride, virtuel ?
  • Y a-t-il d’autres évènements similaires organisés ?
  • Quelle est la situation professionnelle du public ?
  • Quels sont les horaires de travail des invités ?
  • Combien de temps va durer mon event ?
  • Est-ce une période de vacances ?

L’idée est de déterminer les moments propices à la participation tout en éliminant ceux favorisant le no show.

Votre cible est composée de familles avec enfants ? Exit les journées de semaine, misez sur les weekends pour matcher avec les disponibilités de ce groupe.

Vous organisez un évènement interne ? Cette fois-ci oubliez les week-ends et favorisez une journée de semaine où les collaborateurs sont disponibles.

Vous l’aurez compris, l’idée est d’anticiper tous les motifs d’absence afin de présenter votre évènement comme une opportunité et non comme une contrainte.

Astuce LiveE : interrogez votre cible, c’est la meilleure façon de savoir quel jour est le plus propice pour un taux d’engagement maximal !

Et si l’audience est votre critère n°1, pensez aussi à vérifier les disponibilités côté logistique. Salle, animateurs, réalisateurs, régie informatique et tous les acteurs responsables de l’organisation doivent être disponibles.

Bon à savoir : concilier les disponibilités des intervenants avec celles de votre cible est toujours possible grâce au live différé. On vous montre ce que ça donne pour GMF, MMA et MAAF avec l’utilisation du webinar préenregistré afin de répondre à un besoin de communication tout en respectant les créneaux horaires de tous les concernés.

L’évènement hybride pour un maximum de participants grâce à la présence physique et digitale

Pas de secret ni de méthode miracle, c’est l’évènement hybride qui vient à votre rescousse pour éviter les absences non prévues !

Pour un séminaire, un colloque, une formation ou encore un salon, cette solution est de plus en plus favorisée. Ça fonctionne bien et ça plaît beaucoup au public.

Pourquoi l’e-évènement ? Parce qu’il offre le choix d’être présent sur site ou en virtuel, une aubaine pour votre entreprise comme pour l’audience.

C’est une solution idéale pour apporter de la flexibilité à votre cible, notamment pour le groupe qui ne peut pas se déplacer ou qui n’est pas disponible sur toute la durée prévue.

On vous rassure, vous proposez la même expérience au public présentiel et celui en ligne. Tout le monde assiste au même programme, c’est là tout l’intérêt de ce type de format.

Le but est de conserver les codes de l’évènement physique tout en profitant des atouts du web, tout particulièrement en offrant le même niveau d’interactivité pour tous les membres de l’audience.

De plus, l’accès au contenu en replay après le jour J est un bénéfice supplémentaire pour augmenter le taux de participation ! C’est toujours plus tentant quand on sait qu’il y a des ressources à disposition.

Et on ne digitalise pas seulement les interventions au programme, on adopte aussi l’inscription en ligne, l’émargement numérique ou encore l’application évènementielle.

Chez LiveE, l’interactivité est au cœur de chaque évènement hybride avec des outils comme :

  • Le vote par SMS ou application évènementielle pour sonder, analyser et animer toute l’audience
  • Le webinar pour une captation vidéo à destination du public à distance
  • Le social wall pour un selfie de groupe du public présentiel et digital
  • Le nuage de mots comme icebreaker de choix

Digitaliser, c’est simplifier pour votre entreprise comme pour vos clients et collaborateurs, qu’est-ce que vous attendez pour essayer ?

Pssst, venez nous parler de votre projet, on vous propose un évènement hybride pensé et conçu pour votre cible.

Transition vers les événements hybrides :
conseils et meilleures pratiques

Inciter à l’engagement en amont du jour J : un atout de taille pour éviter les absents

Obtenir un bon taux d’inscription n’est pas suffisant pour maximiser la présence des participants, vous devez continuer à séduire le public jusqu’au jour J.

Eh oui, qui dit inscrit ne dit pas présent, c’est pourquoi vous devez tout mettre en œuvre pour inciter chaque personne à devenir un pax au rendez-vous et satisfait de l’être.

La solution ? Entretenir la relation avec l’audience en l’impliquant dans l’event en amont grâce à des outils comme :

  • Poser des questions à l’avance
  • Voter pour les questions préférées
  • Lancer un hashtag consacré à l’event
  • Ouvrir un forum exclusif pour les inscrits
  • Partager du contenu à valeur ajoutée en bonus
  • Préparer une newsletter autour de l’évènement
  • Diffuser des extraits/teasers sur votre plateforme
  • Organiser un concours pour les personnes présentes
  • Informer d’offres exclusives uniquement pour les participants
  • Créer un groupe de réseautage sur les réseaux sociaux comme LinkedIn, Facebook ou Instagram

Résultat ? Plus de participants, moins de no show et une audience engagée !

Grâce à ces astuces, vous n’êtes plus un simple organisateur mais celui qui sait susciter l’intérêt, éveiller la curiosité, titiller l’envie et attirer sa cible.

C’est même l’occasion de commencer à créer du lien, un indispensable d’un évènement à succès.

On résume ? 3 actions efficaces pour répondre à la problématique du no show :

  1. Bien choisir la date et l’heure de l’évènement pour maximiser la présence
  2. Organiser un évènement hybride pour combiner présence physique et digitale
  3. Engager l’audience pour lui donner envie de transformer son inscription en présence