Comment gérer les inscriptions à un webinaire ?

Pour vous assurer que vos participants seront bien présents à l’atelier ou à la conférence que vous organisez, il est important de disposer d’un module de gestion des inscriptions. En autonomie, les participants doivent avoir la possibilité de remplir un formulaire et de confirmer leur présence.

Pour vous, organisateur, la gestion des inscriptions centralisée via un module est importante, car elle va vous permettre d’accéder rapidement à une liste des participants (par type, statut, fonction) avec la possibilité d’éditer les données personnelles pour envoyer une communication adaptée.

Choisir une plateforme qui dispose d’un module d’inscription et de gestion des participants, c’est pour vous une solution afin de gagner du temps. Pour les participants, c’est aussi un moyen simple de confirmer l’inscription… et de recevoir ensuite des rappels. Tout pour ne pas oublier la tenue du webinaire.

De très nombreuses plateformes de diffusion de contenus en ligne adaptées pour les webinaires intègrent une solution d’inscription via un module natif ou un plug-in à ajouter. C’est le cas de Zoom, Whereby, Streamyard, Livestorm ou Teams pour ne citer que certains des outils les plus populaires.

Comment faire si la solution de diffusion de contenus que vous utilisez ne propose pas la gestion des inscriptions ? Dans ce cas, à vous de créer une passerelle et de mettre en place votre propre module pour que les participants puissent confirmer leur présence.

Comme de coutume, il existe des solutions gratuites et d’autres payantes. Parmi les solutions populaires, citons Google Forms ou Microsoft Forms, deux outils puissants et gratuits. À chaque fois, la simplicité d’utilisation est déconcertante et les champs de formulaires sont personnalisables. La seule limite provient de la difficulté à intégrer les formulaires nouvellement créés sur votre site Internet !

Il peut être judicieux de basculer sur des solutions plus flexibles comme Airtable ou Typeform. Vous pouvez avec ces outils dédiés disposer de plusieurs templates prêts à l’emploi et de fonctionnalités pensées justement pour l’inscription de participants un événement. L’effort nécessaire pour la prise en main est plus important, mais la liberté de création est très forte.

Sachez qu’il existe également des outils dédiés selon le CMS que vous utilisez. Sous WordPress notamment, vous pouvez vous orienter vers Contact Form 7 ou Gravity Forms, deux extensions qui font autorité.

Plutôt que de devoir gérer votre outil de diffusion de contenus d’un côté et un système pour les inscriptions de l’autre, le tout-en-1 est la solution. Si cela s’avère possible avec certains outils de diffusion “classiques”, les possibilités techniques sont toutefois limitées.

LiveE propose une approche totalement intégrée pour gérer à la fois les inscriptions, la diffusion et les replays une fois votre webinaire terminé.

• Vous n’avez pas à multiplier les prestataires et à gérer des environnements techniques différents : LiveE est votre interlocuteur unique !
• Pour les futurs participants, l’accès à votre événement est simplifié. Ils n’ont pas à basculer d’une solution à une autre. L’inscription sur un site “one-page” est possible

Parce que le nombre d’outils disponibles sur le marché est aujourd’hui très important, vous pouvez avoir la tentation de cumuler les solutions.

Un exemple pour vous aider à vous projeter ?

Découvrez comment Auréa a fluidifié ses inscriptions pour sa conférence

Nous avons déjà rencontré un client qui, avant de choisir LiveE, utilisait quatre outils différents pour son événement annuel ! Oui, quatre : une solution de billetterie informatisée pour gérer les inscriptions à l’événement, une plateforme de networking, un outil dédié à l’interactivité, et enfin une plateforme pour la diffusion live. Quatre outils très complets, reconnus, mais quatre solutions complexes à interfacer ! Les passerelles techniques n’étaient pas toujours possibles, ce qui amenait à réaliser certaines actions en double ou même à perdre des données en passant d’un outil à un autre.

LiveE a apporté une réponse en centralisant l’ensemble de la chaîne au sein d’une solution intégrée : de l’inscription au suivi des participants en passant par l’interactivité, la captation puis la diffusion, tout part d’UN seul outil. Tant du point de vue organisationnel côté organisateur que simplification du côté des participants, tout le monde y gagne.