La digitalisation des événements

Pour beaucoup de professionnels de l’événementiel, le sujet n’est pas nouveau (inscription en ligne, application événementielle, …), mais pour beaucoup d’entreprises la digitalisation des événements s’est très rapidement imposé comme la seule solution possible durant cette période complexe. Un événement en ligne n’est pas un sujet facile à maîtriser, car il nécessite de nombreuses compétences techniques, digitales, vidéos, organisationnelles, … 

De la même manière qu’un événement physique, un événement digital réussi ne s’improvise pas à la dernière minute.

plateforme événementiel en ligne

Qu’est-ce qu’un événement digital ?

Pour résumé, un événement digital récupère les codes d’un événement physique. Il s’agit d’un événement généralement organisé en plusieurs sessions en ligne, composé le plus souvent de webinars et de webcasts, agrémenté d’interactivité (quiz, tchat, jeux concours, …) où le public peut interagir avec les autres participants et les présentateurs.

Les événements en ligne sont particulièrement intéressants dans votre stratégie de communication en ligne.  Il donne une sensation similaire et essentielle à celle d’un événement physique réussi : la sensation de contact, de proximité, de communauté.

Les événements en ligne peuvent prendre différentes formes, quelques exemples de format possible :

  • Webinar
  • Webcast
  • Conférence en ligne
  • Lancement de produit
  • Table ronde
  • Interview 
  • Formation
  • Salon
  • Et bien plus encore

Pourquoi digitaliser vos événements ?

Dans cette période bouleversée et complexe, qui forcent une évolution de nos habitudes professionnelles, la digitalisation des événements n’a jamais été aussi nécessaire. Cette pratique déjà adoptée régulièrement par de grandes entreprises (L’Oréal, Caisse des dépôts, Conseil supérieur du notariat …)  présentent de nombreux avantages, pour les organisateurs et les participants :

  • Une organisation évolutive 🎢 : Contrairement à un événement physique, où le nombre de places est souvent limité par le lieu, un événement digital est plus facilement adaptable en fonction de vos besoins. En fonction des inscriptions vous pourrez facilement ajuster les ateliers, conférences et/ou workshops et compléter le dispositif avec des modules interactifs (questions, votes, quizz…). Le choix vous appartient, de faire évoluer votre événement avant le jour J.
  • Gagner du temps et de l’argent ⌛ : Digital ou non, l’organisation d’un événement prend du temps (site web, inscription, live …) et un budget conséquent (location de salle, catering, prestataires…). À l’inverse, un événement digital nécessite moins de prestataires, très peu de déplacement pour l’organisation mais aussi une centralisation des coûts permettant de faire des économies d’échelles. Cela vous permet de vous concentrer plus facilement sur votre contenu et de vous soucier moins de l’organisation.
  • Plus accessible 💻 : Pour un participant, les événements digitalisés présentent de nombreux avantages de coût et de temps. Vos participants peuvent assister à votre événement n’importe où dans le monde, à n’importe quel moment, tout en conservant les avantages d’un événement physique (contenu, contact, … ). Un événement en ligne permet d’atteindre une cible que vous n’auriez pas pu atteindre avec un événement physique. Désormais, les absents peuvent participer.   L’événement digital vous permet de surpasser les barrières géographiques et vous affranchir des contraintes logistiques d’un événement physique.
  • Protéger l’environnement 🌳 : Un événement digital a le mérite de limiter les déplacements (avion, train, …), l’impression de document de communication et diminuer l’empreinte carbone individuel.  Ces événements participent à une approche “Green” de l’événementiel.

Est-ce que tous les événements physiques peuvent être transformée ?

Pour simplifier les choses, Oui

Nous travaillons sur tous types et tailles d’événement en ligne : conférences, spectacles, lancement de produit, salons, porte ouverte, roadshows … pour des moyennes, grandes entreprises, institution.

Dans le cadre d’un événement digitalisé, Il n’existe aucune limite sur le type d’événement, la seule limite est votre imagination.

Avant, Pendant, Après ! L’avantage d’un événement en ligne !

Un événement en ligne vit en dehors des dates de votre événement.  Là où un événement entièrement physique a une durée de 1 à 3 jours généralement, un événement en ligne vit avant, pendant et après.

page d'annonce d'événement en ligne

Avant votre événement : Gérer les inscriptions (accès libre, sur invitation, sur inscription), présentez vos speakers, le programme et commencez à récolter des questions pour votre événement. Préparez vos réponses pour être prêt le jour J.

page de direct d'un événement en ligne

Et pendant ? : Créez du lien avec vos participants à travers un ensemble d’événements vidéos ou non. Échangez en direct lors des différentes interventions à travers un tchat modéré et faites interagir vos participants pour un événement digital réussi. Permettez à vos participants d’échanger entre eux à travers un module de networking intégré. Conserver ce qui nous plaît et ce qui rend l’événementiel si grand et si vivant : Le contact. 

page de replay d'un événement en ligne

Et après ? Probablement un des plus gros avantages d’un événement digital : La data que vous récoltez 

Idéal pour identifier les sujets/ateliers/etc  qui  ont le plus intéressé vos participants et planifier de future action commerciale et marketing ciblée.

Le format favorise également les retours utilisateurs/questionnaires de satisfaction, c’est l’occasion d’obtenir des retours sur les sujets qui vous intéressent.

La data est le nouvel or noir du 21e siècle.

Consultez-les replays vidéos des précédents directs, et continuez de faire vivre votre événement une fois celui-ci terminé (sur les réseaux sociaux, avec des articles …) Profitez du contenu que votre événement en ligne a généré et intégrez-le dans votre stratégie ou vos futurs actions.

Comment organiser mon événement en ligne ?

Spécialiste de la digitalisation événementielle depuis plus de 20 ans, LiveE accompagne les entreprises et les collectivités à digitaliser leurs événements, avec une plateforme utilisée par plus de 500 entreprises (TF1, SNCF, Mars, L’Oréal, …) et un accompagnement et du conseil pour réaliser l’événement à la hauteur de vos espérances.