9 questions à se poser avant de commander une prestation de captation audiovisuelle
Vous organisez un évènement pour votre entreprise ? C’est le moment de vous demander si commander une prestation de captation audiovisuelle est pertinent.
Que l’event soit interne ou externe, collaborer avec un prestataire audiovisuel peut s’avérer être une opportunité d’apporter une réelle valeur ajoutée pour votre audience.
La réponse est oui ? On fait le point sur 9 questions à se poser pour optimiser la préparation de votre captation audiovisuelle et choisir le bon prestataire, celui qui répond à vos attentes.
L’idée est d’étudier les points essentiels du brief afin que l’évènement soit couvert de façon optimale et adapté à la cible, que ce soient des collaborateurs, des clients ou des partenaires.
À la fin de cet article, vous pourrez savoir comment :
- Permettre à la régie audiovisuelle d’avoir les informations essentielles
- Prévoir le matériel adapté au tournage de votre event
- Répondre aux contraintes techniques de la captation
1. Définir les objectifs de la vidéo : quel type d’évènement j’organise ?
De la conférence à l’atelier, en passant par la table ronde, le JT ou l’interview, le type d’évènement détermine la façon dont se déroule un tournage.
Est-ce que l’évènement à capturer est diffusé en direct ? Est-ce qu’il s’agit d’un court-métrage ? Est-ce que c’est un event avec public ? Est-ce que je prépare un webinar ? Voilà quelques exemples d’interrogations à soulever.
Quand un intervenant réalise son discours derrière un pupitre qui doit être équipé d’un micro et filmé avec une caméra fixe, on optera pour d’autres équipements pour enregistrer une table ronde où les participants échangent à tour de rôle.
C’est en fonction de l’évènement prévu que les caméras et les micros seront sélectionnés, tout comme leur emplacement qui est important pour mener à bien les échanges entre tous les participants.
💡 Rappel LiveE : le choix du type d’évènement est crucial pour produire le bon format vidéo afin de toucher votre audience.
2. Trouver le lieu adapté à la captation : où se déroule mon évènement ?
Le lieu où se tient l’évènement change toute l’organisation de la captation, et pour cause, c’est ce qui va déterminer le déroulement de la prestation.
En plus du programme prévu, la superficie de l’espace peut par exemple influer sur :
- L’utilisation de micros avec ou sans fil
- Le tournage avec des caméras mobiles ou non
- La quantité d’équipement à prévoir par l’équipe de captation
Et si l’espace joue un rôle important, demandez-vous aussi si l’évènement sera organisé en intérieur ou en extérieur. Pourquoi ? La lumière est capitale lors d’une réalisation audiovisuelle, c’est l’occasion d’adapter le set up de l’équipe de tournage.
Vous l’aurez compris, l’intervention de l’équipe technique et de la régie sera bien différente si vous tournez dans votre bureau, dans une salle de 200 m2 ou dans le jardin d’un château.
Prendre en compte l’éclairage, le son et les conditions météorologiques permet de faire le choix du bon lieu et d’adapter le tournage comme l’horaire de ce dernier.
3. Prévoir le déroulé de l’event capturé : par qui est animé l’évènement ?
La première chose à indiquer, c’est le nombre d’animateurs. Qui parlera ? Quand est-ce que chaque personne parle ? Quel temps de parole est attribué à chaque participant ?
Et une fois que la liste est établie, il est temps de se demander quel type de micro est le plus adapté. Ici encore, on cherche à simplifier l’intervention de chaque personne en lui proposant l’équipement adéquat.
On pense par exemple au choix entre le micro-cravate ou le micro-main, deux solutions avec des avantages différents. Quand le speaker suit des notes écrites, le micro-cravate est incontestablement le meilleur choix. À contrario s’il s’agit d’échanges lors d’une table ronde, on optera plutôt pour un micro-main à faire passer.
4. Détailler tous les intervenants présents : est-ce qu’il y aura du public le jour de l’event ?
Parler seul derrière une caméra ou s’adresser à un public en présentiel est bien différent, tant pour l’animateur que pour le matériel utilisé.
Si la prestation de captation est réalisée en studio sans présence d’invités, c’est tout simple. Dès lors que le public est présent lors du tournage, réfléchir à une solution de sonorisation est essentiel.
On revient ici à la question du lieu afin d’utiliser les bonnes enceintes, celles qui permettent à toute l’assemblée de profiter d’une qualité de son optimale.
L’autre sujet à poser sur la table est celui de la participation des invités ou non. Si la réponse est oui, micros et autres solutions sont prévus pour que plusieurs personnes puissent s’exprimer.
5. Préciser la diffusion de la captation : où se trouve mon audience ?
En plus du public éventuellement présent le jour J, l’évènement sera retransmis sur une plateforme dédiée, et vous devez choisir laquelle avant de lancer le projet.
En prenant l’exemple d’une diffusion sur les réseaux sociaux, cela change tout puisque c’est l’occasion de filmer en vertical pour que le format soit adapté au visionnage sur PC, mobile ou tablette.
Mais si la captation sera transmise sur une page web, c’est un tout autre format qui sera proposé par votre prestataire.
6. Prévoir ses outils médias : quels supports seront utilisés par les animateurs ?
Vidéo, PowerPoint ou encore visio duplex, on valide l’utilisation de supports pour appuyer une intervention, alors foncez !
Qui dit recours à des médias dit intégration dans la captation, c’est pourquoi cela doit être décidé avant le tournage afin de prévoir le matériel nécessaire.
7. Le montage en postproduction : est-ce que je souhaite un montage vidéo ?
Augmenter la valeur ajoutée de l’évènement avec des extraits supplémentaires est possible, et c’est même une excellente idée pour compléter ce support
On peut aussi supprimer certaines parties pour par exemple condenser une intervention, faire le zoom sur un moment précis ou encore préparer une diffusion pour une cible précise.
Généralement, le bon prestataire devrait vous proposer de récupérer les meilleures prises du jour J afin de créer la vidéo qui peut captiver votre cible.
8. Droit à l’image et à la diffusion : comment diffuser ma captation en toute légalité ?
Tout bon chargé de com connaît l’importance du droit à l’image, et la législation s’applique aussi lorsqu’on décide de réaliser un tournage pendant un évènement !
En fonction de l’event prévu, prenez soin de vous renseigner sur les différentes autorisations légales à obtenir pour le tournage ainsi que pour les droits d’utilisation de l’image d’autrui.
Présentateurs et public lorsqu’il y en a un doivent être d’accord et le signifier au travers d’une autorisation signée en bonne et due forme.
Et ce n’est pas tout. Si le droit français protège les personnes, il en est de même pour les musiques diffusées.
Retenez donc qu’un prestataire qui engage le sujet c’est un joli green flag !
9. Investissement communication : quel est le budget dédié à ma prestation de captation ?
Dernière question pour la route et pas des moindres, quel est votre budget disponible pour la captation audiovisuelle ?
On vous recommande d’en parler lors de vos premiers échanges avec le prestataire chargé de la prestation audiovisuelle, cela permettra de recevoir une proposition en adéquation entre votre budget, votre besoin et vos attentes.
À vous de jouer pour répondre à ces 9 questions avant de partir à la recherche du bon prestataire, celui qui va mettre en lumière votre prochain évènement professionnel !
